Power Platform Management
Durch die Implementierung von Microsoft 365 ermöglichen wir Mitarbeitern mittelständischer Unternehmen, sich maßgeblich an der Digitalisierung zu beteiligen und die Gestaltung digitaler Prozesse selbst in die Hand zu nehmen. Dass diese dezentrale Form der Entwicklung von Anwendungen und Dashboards neben unzähligen Vorteilen auch neue Herausforderungen mit sich bringt, ist unbestreitbar. Um diesen Herausforderungen zu begegnen, haben wir das Power Platform Management entwickelt.
Viele Möglichkeiten führen zu einer hohen Komplexität
Die Microsoft Power Platform umfasst verschiedene Tools, die es Endanwendern ohne Programmierkenntnisse ermöglichen, repetitive Geschäftsabläufe zu automatisieren oder komplexe Daten unkompliziert und ansprechend in Power BI Dashboards aufzubereiten.
Im Rahmen der Microsoft 365 Einführung ist es unser Ziel, viele Mitarbeiter an die Power Platform heranzuführen und im Umgang mit den Anwendungen zu schulen. Dadurch werden die Mitarbeiter der Fachabteilungen befähigt, die eigene Arbeitsumgebung selbstständig zu digitalisieren. Dies hat verschiedene Vorteile: Einerseits kennen die Fachabteilungen ihre Geschäftsabläufe und spezifischen Anforderungen am besten. Andererseits können Digitalisierungsprojekte dezentral schnell und unabhängig umgesetzt werden.
Durch dieses Vorgehen wird die Menge der im Unternehmen existierenden Anwendungen schnell schwer überschaubar – ein Angestellter verlässt das Unternehmen, ein Projekt wird beendet, ein Geschäftsablauf verändert sich. Die Menge der Anwendungen und Power BI Dashboards, die niemand mehr verwaltet oder zuordnen kann, wächst.
Ein Beispiel: In der Controllingabteilung wurden Business Intelligence Dashboards unabhängig voneinander entwickelt und mit dynamischen Datenquellen verknüpft. Weil keine übergeordnete Instanz existiert, die systematisch prüft, ob diese Verknüpfungen stets fehlerfrei funktionieren, kann es vorkommen, dass Synchronisationsfehler zunächst nicht bemerkt werden. Hinzu kommt, dass oft ein Überblick über die Inhalte der verschiedenen Dashboards fehlt. So geschieht es, dass identische Datenquellen für verschiedene Zwecke mehrfach aufbereitet werden oder gleiche Analysen sogar doppelt erstellt werden.
Power Platform Management
Wir haben diese Herausforderung erkannt und mit den Mitteln der M365 Platform eine Lösung geschaffen: Auf Basis von SharePoint Online haben wir ein integriertes Tool entwickelt, mit dem sich die Anwendungen der Power Platform stetig kontrollieren und zentral verwalten lassen.
Im Rahmen des so genannten Power Platform Overview, sammelt das Tool automatisiert täglich Informationen über alle im Unternehmen existierenden Power Platform Anwendungen und bildet sie zentralisiert in SharePoint in einer übersichtlichen Darstellung ab.
Auf der Grundlage dieser Darstellung ordnet jeder Prozessverantwortliche die Anwendungen seinen Projekten und Prozessen zu. Daraus ergibt sich für jedes Projekt ein Dashboard mit den dazugehörenden Anwendungen. Weil der Prozessverantwortliche in diesem Dashboard zudem erläuternde Beschreibungen und Use-Cases ergänzt, ermöglicht es auch Dritten einen unkomplizierten Einstieg in das Projekt und die dazu gehörenden Anwendungen. Dabei werden die Berechtigungen einzelner Nutzer für bestimmte Anwendungen und Dashboards sehr komfortabel über das integrierte Identity Management gesteuert.
Diese Darstellung verdeutlicht die Struktur des Power Platform Managements. Die oberste Ebene stellt das Oberthema, das Power Projekt dar, dem beliebig viele Use-Cases unterliegen können. Zu wiederum jedem dieser Use-Cases, gehören auf granularer Ebene verschiedene Tools (z.B. Flows, Apps oder Dashboards), die unter diesem zusammengefasst werden.
Power Platform Management als Tool der Prozessverantwortlichen
Auch für die Prozessverantwortlichen selbst ergeben sich durch dieses Power Platform Management entscheidende Vorteile:
Der übersichtliche Aufbau des Dashboards gibt ihnen stets einen guten Überblick über alle Anwendungen, die sie verantworten. Sie können so auf einen Blick erkennen, ob die Anwendungen reibungslos ausgeführt werden. Sollte eine Ausführung fehlschlagen, werden sie zusätzlich per Push-Nachricht in Teams informiert, sodass eine schnelle Reaktionszeit in jedem Fall gewährleistet ist.Die Zuordnung der Anwendungen zu Projekten und Use-Cases hilft, die Zusammenhänge unterschiedlicher Anwendungen zu verstehen und möglichen Fehlerursachen in nachgelagerten Prozessschritten auf die Spur zu kommen.Am Beispiel der Controlling-Abteilung wird deutlich: Power Platform Management vermeidet Doppelarbeiten, wenn bei neuen Anfragen auf bereits bestehende Dashboards, Prozesse und Datenquellen zurückgegriffen wird.Power Platform Management als Tool des Projektmanagements
Dem Management bietet das Tool die Möglichkeit, Power Platform Projekte über ihren gesamten Lebenszyklus von der Entwicklung zur Inbetriebnahme sowie zugehörige Verantwortlichkeiten stets im Blick zu haben. Zusätzlich lässt sich die Compliance-Einhaltung leichter prüfen und gewährleisten.
Diese Liste ist eine Übersicht aller Power Projekte, die momentan vorhanden sind. Sie enthält alle relevanten Daten zu verantwortlichen Personen, sowie eine kurze Beschreibung, um auch Dritten den Inhalt des Projektes schnell vermitteln zu können.
In dieser Liste werden die existierenden Power Use-Cases ihren entsprechenden Projekten zugeordnet. Sowohl der Status des Use-Cases, als auch die Daten der verantwortlichen Personen werden zusammengefasst zur Verfügung gestellt und stetig aktualisiert.
In dieser Liste sehen Sie eine Auflistung aller Flows, sowie die wichtigsten, ihnen zuordenbaren Daten wie z.B. der zugehörige Use Case, ihren Status oder wie das Ergebnis der letzten Durchführung lautete. Hier finden Prozessverantwortliche alle für sie relevanten Daten auf einen Blick zusammengefasst, was die Überwachung der Funktionsfähigkeit der Anwendungen enorm erleichtert.
Durch die Einführung unseres Power Platform Managements ermöglichen wir unseren Kunden, die Potenziale der Microsoft Power Platform auf eine nachhaltige Weise auszuschöpfen und eine Prozessdigitalisierung mit Bestand zu realisieren.