Deine Effizienz, unsere Mission: Der Weg zur nachhaltigen Digitalisierung
Power Platform Management
Deine Effizienz, unsere Mission: Der Weg zur nachhaltigen Digitalisierung
Power Platform Management
Unser Ziel ist immer eine nachhaltige Prozessdigitalisierung mit Bestand. Durch die Implementierung von Microsoft 365 ermöglichen wir Mitarbeiter:innen mittelständischer Unternehmen, sich maßgeblich an der Digitalisierung zu beteiligen und die Gestaltung digitaler Prozesse selbst in die Hand zu nehmen. Dass diese dezentrale Form der Entwicklung von Anwendungen und Dashboards neben unzähligen Vorteilen auch neue Herausforderungen mit sich bringt, ist unbestreitbar. Um diesen Herausforderungen zu begegnen, haben wir das Power Platform Management entwickelt.
Die Microsoft Power Platform umfasst verschiedene Tools, die es Erstanwendern ohne Programmierkenntnisse ermöglichen, repetitive Geschäftsabläufe zu automatisieren oder komplexe Daten unkompliziert und ansprechend in Power BI Dashboards aufzubereiten.
- Power Platform Management als Tool des Projektmanagements: Verfolgen von Projekten über ihren gesamten Lebenszyklus von der Entwicklung zur Inbetriebnahme, inklusive Compliance-Einhaltung
- Power Platform Management als Tool der Prozessverantwortlichen: Übersichtliche Dashboards geben stets einen guten Überblick über alle nötigen Anwendungen, was eine reibungslose Kontrolle der jeweiligen Prozesse ermöglicht
- Viele Mitarbeiter:innen werden im Umgang mit den Anwendungen geschult, damit Mitarbeiter:innen der Fachabteilungen die eigene Arbeitsumgebung selbstständig digitalisieren können
- Zentrale Bedeutung des Power Platform Managements: Gewährleistung der Überschaubarkeit und Nachvollziehbarkeit aller Unternehemensprozesse
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Das Empowerment der Mitarbeiter:innen im Transformationsprozess hat verschiedene Vorteile: Einerseits kennen die Fachabteilungen ihre Geschäftsabläufe und spezifischen Anforderungen am besten.
Auf der anderen Seite können Digitalisierungsprojekte dezentral schnell und unabhängig umgesetzt werden. Durch dieses Vorgehen wird die Menge der im Unternehmen existierenden Anwendungen schnell schwer überschaubar – ein Angestellter verlässt das Unternehmen, ein Projekt wird beendet, ein Geschäftsablauf verändert sich. Die Menge der Anwendungen und Power BI Dashboards, die niemand mehr verwaltet oder zuordnen kann, wächst.
Ein Beispiel: In der Controllingabteilung wurden Business Intelligence Dashboards unabhängig voneinander entwickelt und mit dynamischen Datenquellen verknüpft. Weil keine übergeordnete Instanz existiert, die systematisch prüft, ob diese Verknüpfungen stets fehlerfrei funktionieren, kann es vorkommen, dass Synchronisationsfehler zunächst nicht bemerkt werden. Hinzu kommt, dass oft ein Überblick über die Inhalte der verschiedenen Dashboards fehlt. So geschieht es, dass identische Datenquellen für verschiedene Zwecke mehrfach aufbereitet werden oder gleiche Analysen sogar doppelt erstellt werden.
Wir haben diese Herausforderung erkannt und mit den Mitteln der M365 Platform eine Lösung geschaffen: Auf Basis von SharePoint Online haben wir ein integriertes Tool entwickelt, mit dem sich die Anwendungen der Power Platform stetig kontrollieren und zentral verwalten lassen.
Im Rahmen des so genannten Power Platform Overview, sammelt das Tool automatisiert täglich Informationen über alle im Unternehmen existierenden Power Platform Anwendungen und bildet sie zentralisiert in SharePoint in einer übersichtlichen Darstellung ab.
Auf der Grundlage dieser Darstellung ordnet jeder Prozessverantwortliche die Anwendungen seinen Projekten und Prozessen zu. Daraus ergibt sich für jedes Projekt ein Dashboard mit den dazugehörenden Anwendungen. Weil der Prozessverantwortliche in diesem Dashboard zudem erläuternde Beschreibungen und Use-Cases ergänzt, ermöglicht es auch Dritten einen unkomplizierten Einstieg in das Projekt und die dazu gehörenden Anwendungen. Dabei werden die Berechtigungen einzelner Nutzer für bestimmte Anwendungen und Dashboards sehr komfortabel über das integrierte Identity Management gesteuert.
Generell hilft die Zuordnung der Anwendungen zu Projekten und Use-Case, die Zusammenhänge unterschiedlicher Anwendungen zu verstehen und möglichen Fehlerursachen in nachgelagerten Prozessschritten auf die Spur zu kommen.Am Beispiel der Controlling-Abteilung wird deutlich: Power Platform Management vermeidet Doppelarbeiten, wenn bei neuen Anfragen auf bereits bestehende Dashboards, Prozesse und Datenquellen zurückgegriffen wird.
Außerdem werden im Falle einer Fehlausführung, Verantwortliche direkt per Push-Nachricht in Teams informiert, sodass eine schnelle Reaktionszeit definitiv gewährleistet ist.