Unsere Tools, Deine Zeitersparnis: Automatisieren statt Archivieren!
Digitale Lieferantenumfrage
Automatisieren statt Archivieren!
Digitale Lieferantenumfrage
Durch die Nutzung der Tools der M365 Plattform, ist es uns möglich, zahlreiche manuelle, papiergebundene Prozesse durch automatisierte Prozesse zu ersetzen. Mit der gewonnenen Zeit können sich Mitarbeiter:innen anderen Aufgaben widmen und die Ablage, der durch den Prozess gewonnenen Informationen, erfolgt transparent und ohne Umwege.
Wie kann die Umsetzung solch eines Prozesses konkret aussehen?
Wir präsentieren Dir ein UseCase-Beispiel, das viele mittelständische Unternehmen betrifft: die Lieferantenumfrage. Bei Audits müssen Unternehmen umfassende Informationen über ihre Zulieferer vorlegen können. Das bedeutet, dass diese Informationen gesammelt, ordentlich abgespeichert und übersichtlich dargestellt werden müssen. Bisher erfolgte dieser Prozess oft über das einfache Ausfüllen von Word-Dokumenten, die per E-Mail an die Lieferanten gesendet wurden. Die Rücksendung und Auswertung der Umfrageergebnisse, war zeitaufwendig und manuell.
Wir haben den gesamten Prozess von Anfang bis Ende neu gedacht und digitalisiert. Mit der Microsoft Power Plattform, unter der Nutzung von Power Automate, Forms, Lists und Power BI, haben wir den Prozess effizient umgestaltet.
Was ändert sich dadurch für Dein Unternehmen?
- Kein Versand von Word- oder Excelvorlagen mehr zur Ausfüllung durch die Lieferanten
- Keine mühsame Nachfrage nach Zertifizierungen zur Untermauerung der Angaben
- Keine manuelle Ablage der gesammelten Dateien und Zertifikate
- Keine uneinheitlichen Ergebnisse der Umfrage mehr
- Keine manuelle Auswertung und Verwaltung der Ergebnisse
- Keine zeitraubende Aufbereitung der Ergebnisse zu benutzerfreundlichen Übersichten
Kurz gesagt: Der manuelle Arbeitsaufwand wurde auf ein Minimum reduziert.
Der Abfragende muss lediglich einen Link verschicken, und der Rest geschieht automatisch. Die Digitalisierung dieses Prozesses spart Zeit, reduziert Fehler und bietet Deinem Unternehmen ein Höchstmaß an Effizienz.
Wie sieht dieser digitale Prozess genau aus?
Der Prozess startet mit einem Microsoft Forms, einem Tool das speziell auf Umfragen ausgelegt ist. In diesem standardisieren wir die Fragen und machen formale Vorgaben für die einzutragenden Antworten. Dadurch wird sichergestellt, dass die eintreffenden Antworten in ihrer Struktur homogen und somit vergleichbar sind, sowie dass das Formular stets vollständig ausgefüllt wird. Auch für die ausfüllende Person wird der Prozess dadurch angenehmer gestaltet. Es genügt, sich Schritt für Schritt durch die Fragen zu klicken, anstatt durch ein komplexes Formular navigieren zu müssen.
Nachdem der ausfüllende Lieferant auf „Abschicken“ klickt, wird ein in Power Automate definierter „Flow“ gestartet. Dieser lässt die folgenden Prozessschritte vollautomatisch ablaufen.
Der Prozess der Lieferantenumfrage konnte durch die Nutzung digitaler Tools der M365 Plattform in einem nutzerfreundlichen Format nahezu vollständig automatisiert werden. Aufwendige, manuelle Auswertungen gehören der Vergangenheit an. Der für den Prozess notwendige Arbeitsaufwand wurde auf ein Minimum reduziert.
1. Schritt
Die Ergebnisse der Umfrage werden durch den Flow in einer SharePoint–Liste gespeichert. Diese unterteilt die Ergebnisse in Kategorien und gibt durch farbliche Formatierungen und Berechnungen eine erste Indikation zur Performance der einzelnen Lieferanten. Grundsätzlich dient diese Liste jedoch nur als Datenbank, die eigentliche Auswertung und Visualisierung erfolgt zu einem späteren Zeitpunkt im Flow. Die Zwischenspeicherung in der Liste hat den Vorteil, dass Werte manuell ergänzt oder abgeändert werden können. So können z.B. auch eigene Bewertungen der Lieferanten in der gleichen Auswertung hinzugefügt werden.
2. Schritt
Lieferanten stehen in der Pflicht, ihre Angaben durch Zertifikate zu belegen. Auch diesen Schritt haben wir in unserer Prozesslösung berücksichtigt. Nach dem Abschicken der Umfrage, erhält der Lieferant eine E-Mail mit einem Link und der Handlungsaufforderung, die angegebenen Zertifikate nun hochzuladen. Parallel wurde in einer SharePoint–Bibliothek ein Ordner erstellt, der den Namen des ausfüllenden Lieferanten trägt. Der Link in der Mail leitet den Lieferanten nun direkt zu diesem entsprechenden Ordner, in dem das Zertifikat hochgeladen werden kann. Nach modernen Sicherheitsstandards muss die hochladende Person sich zuvor über eine automatisch erfolgende Abfrage mit einem Code authentifizieren. Dies stellt sicher, dass nur der jeweils ausfüllende Lieferant Zugriff auf den entsprechenden Ordner bekommt. Der Link zum Ordner wird außerdem im jeweiligen Element in der Liste hinterlegt, sodass bei Betrachtung der Ergebnisse schnell überprüft werden kann, ob alle entsprechenden Zertifikate vorliegen.
3. Schritt
Im letzten Schritt des Prozesses, wird nun die SharePoint–Liste als Datenquelle herangezogen, um die Ergebnisse der Umfrage in einem Power–BI-Dashboard visuell darzustellen. In diesem können in verschiedenen Masken die Performance der Lieferanten übersichtlich dargestellt und nach einzelnen Kategorien, sowie der Gesamtperformance, verglichen werden. Es erfolgt ein Ranking sowie eine farbliche Untermalung von besonders kritischen und zuverlässigen Lieferanten.
Der Prozess der Lieferantenumfrage konnte so durch die Nutzung digitaler Tools der M365 Plattform in einem nutzerfreundlichen Format nahezu vollständig automatisiert werden. Aufwendige, manuelle Auswertungen gehören der Vergangenheit an. Der für den Prozess notwendige Arbeitsaufwand wurde auf ein Minimum reduziert.